Manual de Procedimiento
ONE HALF S.A.S., sociedad domiciliada en Medellín, ubicada en la dirección Calle 15 N° 35 – 1 Edificio C34 of 401, es una compañía comprometida y responsable con la privacidad y seguridad de los Datos Personales de sus empleados, accionistas, proveedores, clientes, distribuidores, aliados comerciales, sociedades vinculadas, usuarios, contratistas, consultores, asesores, suscriptores, ex empleados, ex contratistas y otros, información que ha sido recolectada por esta sociedad en virtud del desarrollo de su objeto social, por relaciones administrativas, comerciales, civiles, laborales, entre otras; en los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se ha adoptado la siguiente “POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES”, en la cual, todas la personas relacionadas de forma directa o indirecta con esta sociedad y de las cuales esté incluida en la actualidad información de Datos Personales en nuestra base de datos o aquellos datos que en el futuro ingresen por cualquiera de los medios de recopilación de información que la sociedad ONE HALF S.A.S. dispone, podrán conocer el procedimiento de recolección, conservación y tratamiento de los Datos Personales, así como los derechos, garantías y los procedimientos para hacerlos efectivos:
DEFINICIONES DE SU INTERÉS:
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a varias personas naturales determinadas o determinables.
Base de datos: Conjunto de datos personales organizados sistematizadamente para su posterior tratamiento.
Autorización: Consentimiento expreso, previo e informado del titular del dato personal, para llevar a cabo un tratamiento.
Tratamiento: Operaciones o actividades que se pueden realizar con los datos personales, entre las cuales se encuentran: la recolección, uso, copia, transferencia, transmisión o supresión.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
La información suministrada por el titular será incluida en nuestra base de datos y será utilizada:
Para proveedores:
Efectuar actividades de compras de bienes y servicios.
Notificación de cancelación de obligaciones a los proveedores de la compañía, entre otro tipo de comunicaciones por parte de ONE HALF S.A.S.
Evaluar la calidad de los productos y servicios suministrados por esta sociedad.
Para clientes:
Proporcionar nuestros servicios y productos.
Usar la información con la finalidad de promocionar nuestros productos, servicios y ofertas, por medios físicos o a través de nuestra página web, u otros medios usados para el efecto.
Remitir información de tipo comercial sobre los productos y servicios ofrecidos por la sociedad, a través de los diferentes medios de difusión, previamente autorizados por el titular.
Envío de comunicaciones relacionadas con nuestros productos, servicios, ofertas, promociones, alianzas, estudios, concursos, entre otros.
Informar sobre nuevos productos o servicios que tengan directa relación con los contratos o servicios adquiridos por el titular.
Evaluar la calidad de los productos y servicios suministrados por esta sociedad.
Efectuar actividades de cobranza en relación con obligaciones contraídas por el titular.
Realizar estudios internos sobre mercadeo y conductas de consumo de los usuarios.
TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
ONE HALF S.A.S. es el responsable del tratamiento de los Datos Personales de sus empleados, accionistas, proveedores, clientes, distribuidores, aliados comerciales, sociedades vinculadas, usuarios, contratistas, consultores, asesores, suscriptores, exempleados, ex contratistas y otros, por esta razón obrará en cumplimiento de las obligaciones que se deriven de esta condición. Así las cosas este tratamiento podrá ser extensivo a sus Filiales y adicionalmente podrá ser encargado a quienes representen a la sociedad o a quienes ésta pueda contratar para el ejercicio de su representación o desarrollo de su objeto social, los cuales deberán obrar conforme a los procedimientos y políticas de protección de datos personales, las cuales para el efecto fueron diseñados e implementados por la sociedad ONE HALF S.A.S.
El tratamiento de los Datos Personales, deberá hacerse en los términos y alcance de la autorización emitida por el Titular de los Datos Personales o en los términos establecidos en la legislación vigente para el efecto.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
ONE HALF S.A.S. sociedad identificada con el NIT 901.388.728-7 constituida mediante documento privado del 18 de junio del 2020, inscrita en la Cámara de Comercio de Medellín el 19 de junio del 2020, en el libro 9º bajo el No. 11773, domiciliada Medellín, y con los siguientes canales de comunicación:
Calle 15 N° 35 – 1 Edificio C34, Oficina 401, Medellín
Teléfono: 604 3585085
Whatsapp: 3044502008
Dirección electrónica: facturas@onehalf.com.co
Página web: onehalf.com.co
Encargado: Área Administrativa.
FORMA EN LA CUAL SE OBTIENEN LOS DATOS PERSONALES
Las actividades de recolección y almacenamiento de Datos Personales las podemos realizar a través de correo físico, electrónico, dispositivos móviles, páginas web o a través de cualquier mecanismo digital o semejante de comunicación conocido o a través del suministro voluntario y directo que el titular de los Datos Personales le entrega a la sociedad ONE HALF S.A.S., por los diferentes mecanismos antes mencionados.
DATOS PERSONALES QUE SON ALMACENADOS POR ONE HALF S.A.S.
Los datos personales almacenados por la sociedad LA VIE COLOMBIA S.A.S. dependen de la relación directa o indirecta que el titular tenga con la compañía, para las cuales podrá ser necesario obtener por parte del titular su nombre, dirección, número telefónico, dirección de residencia, correo electrónico, fecha de nacimiento, actividad profesional, cargo, empleador, entre otras, información que será usada para la finalidad descrita en la presente política de privacidad y de protección de datos personales.
DEBERES DEL RESPONSABLE DE LOS DATOS PERSONALES.
Dar garantía de manera efectiva al Titular de los Datos Personales para ejercicio de sus derechos conforme a la Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013 y demás normas regulatorias.
Solicitar y conservar prueba de la respectiva autorización emitida por el Titular de los Datos Personales para el tratamiento de sus datos.
Informar al Titular de los Datos Personales sobre la finalidad para el tratamiento de sus datos y las políticas de protección que se han adoptado para estos.
Conservar los Datos Personales según la finalidad para la cual fueron recolectados y bajo las condiciones de seguridad apropiadas, las cuales pretendan evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o el acceso no autorizado por parte de personas ajenas a la información.
Actualizar los Datos Personales conforme a las indicaciones o solicitudes que sean requeridas por el titular de la información.
Rectificar los Datos Personales cuando se encuentren suministrados o descritos de forma incorrecta.
Dar trámite y respuesta a las consultas y reclamos en los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado tratamiento de los Datos Personales.
Mantener actualizado el estado de los Datos Personales cuando determinada información se encuentre en estado de discusión por parte del Titular.
Implementar las medidas de seguridad de datos personales, atendiendo las instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio en la materia
Cumplir las instrucciones y requerimientos impartidos por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Y en general dar tratamiento de los datos personales de conformidad con la autorización impartida por sus titulares y atendiendo los propósitos y finalidades establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
DERECHOS QUE LE ASISTE AL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES Y ANTE SU FALTA ABSOLUTA, A SUS CAUSAHABIENTES.
En los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los derechos que le asiste al titular de los Datos Personales y ante su falta absoluta, a sus causahabientes, son los siguientes:
Derecho a consultar sus datos personales en forma gratuita y a conocer si los mismos están siendo objeto de cualquier tratamiento por la sociedad responsable.
Derecho a solicitar en cualquier tiempo la actualización, rectificación y supresión de sus datos personales.
Derecho a revocar en cualquier tiempo la autorización impartida al responsable para el tratamiento de sus datos personales.
Derecho a solicitar en cualquier tiempo prueba que acredite la existencia de la autorización impartida al responsable para el tratamiento de sus datos personales.
Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Derecho a ser informado por parte de ONE HALF S.A.S. sobre el uso de sus Datos Personales.
Los demás derechos que le asisten en la Legislación Nacional.
MEDIO POR EL CUAL EL TITULAR AUTORIZA EL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES
Los titulares de los datos personales deberán autorizar al responsable para el tratamiento de los mismos, mediante el diligenciamiento del FORMATO DE AUTORIZACIÓN que se encuentra publicado en la página web de la sociedad LA VIE COLOMBIA S.A.S. y/o a través de los canales de comunicación usados por La Sociedad para remitir dicho formato o el sistema de aceptación de condiciones implementado por ONE HALF S.A.S.
FORMA EN LA CUAL EL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES PUEDE EJERCER SUS DERECHOS
El titular de la información, quien por este medio emite autorización para el uso de sus Datos Personales, podrá en cualquier momento acceder a los datos suministrados, así como solicitar la corrección de los mismos, actualizarlos, suprimirlos o solicitar la revocación de la presente autorización, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013; el interesado podrá dirigirse a las oficinas de ONE HALF S.A.S. ubicadas en la Calle 15 N° 35 – 1 Edificio C34, Oficina 401, Medellín, Colombia, o dirigir un correo a la dirección electrónica facturas@onehalf.com.co
La solicitud deberá contener, al menos, la información que se identifica a continuación:
Identificación del titular
Descripción de los hechos que dan lugar a la consulta, sugerencia, reclamo o queja
Términos de la solicitud
- Dirección para la notificación.
- RESOLUCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS INTERPUESTAS POR LOS TITULARES DE DATOS.
Los Titulares o sus causahabientes realizar consultas o reclamos sobre la información personal del Titular que repose en las bases de datos de ONE HALF S.A.S. mediante los siguientes mecanismos:
- Calle 15 N° 35 – 1 Edificio C34, Oficina 401, Medellín
- Teléfono: 604 3585085
- Whatsapp: 3044502008
- Dirección electrónica: hi@onehalf.com.co
- Página web: onehalf.com.co
PROCEDIMIENTO.
ONE HALF S.A.S. atenderá ante los titulares o sus causahabientes consultas de la información personal del Titular que repose en sus bases de datos.
La consulta será recibida exclusivamente a través de los canales de ONE HALF S.A.S. previamente mencionados.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En el caso de reclamos, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo a través de los canales ofrecidos por ONE HALF S.A.S. y serán resueltos bajo los siguientes términos y condiciones:
- El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a ONE HALF S.A.S. con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
- Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
- El término para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se ONE HALF S.A.S., informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Requisito de procedibilidad. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
La solicitud deberá contener, al menos, la información que se identifica a continuación:
- Identificación del titular
- Descripción de los hechos que dan lugar a la consulta, sugerencia, reclamo o queja
- Términos de la solicitud
- Dirección para la notificación
TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES
La información y datos suministrados podrán ser objeto de transmisión y/o transferencia a terceros países, para la ejecución de las actividades relacionadas con la sociedad y/o con el tratamiento descrito en estas Políticas.
Para la transferencia y transmisión internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y artículo 24 del Decreto 1377 del 2013.
La presente ‘POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES’ se publica el día 11 de abril del 2022 y empieza a regir a partir del día de su publicación.